Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Khi bạn muốn thành lập văn phòng đại diện chắc hẳn bạn có rất nhiều điều cần quan tâm đó là thủ tục thành lập văn phòng đại diện ra sao? Chi phí thành lập văn phòng đại diện như thế nào ? Thời gian thành lập văn phòng đại diện bao lâu? Để tìm lời giải đáp cho những thắc mắc này, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây hoặc liên hệ đến Tư vấn Việt Pháp để nhận tư vấn thành lập văn phòng đại diện chi tiết, miễn phí.
I. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước
Theo luật doanh nghiệp năm 2014 doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, mặt khác doanh nghiệp cũng có thể lập nhiều văn phòng đại diện tại trên cùng một quận, huyện, cùng một tỉnh thành phố hoặc các tỉnh thành phố khác nhau. Về thẩm quyền thụ lý hồ sơ thuộc sở kế hoạch và đầu tư của các tỉnh thành phố.
1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký văn phòng đại diện công ty trong nước, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm những thành phần sau:
• Biên bản họp công ty về việc thành lập văn phòng đại diện
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty
• Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện
• Hợp đồng lao động đối với trưởng văn phòng đại diện
• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu chứng thực đối với trưởng văn phòng đại diện
• Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao chứng thực.
• Quyết định bổ nhiệm đối với trưởng văn phòng đại diện của công ty.
• Chuẩn bị thêm tờ khai thông tin người nộp hồ sơ và giấy ủy quyền nếu chủ công ty không trực tiếp thực hiện
>>> Lưu ý: Trưởng văn phòng đại diện không nằm trong các đối tượng sau:
• Cán bộ, công chức, Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam.
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước.
• Người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự.
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản
2. Quy trình xin cấp giấy phép văn phòng đại diện
Sau khi soạn thảo hồ sơ hoàn tất thì thủ tục đăng ký văn phòng đại diện tiếp theo bạn cần thực hiện bao gồm những bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp mang hồ sơ nộp lên Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện công ty.
Bước 2: Chờ lấy giấy phép văn phòng đại diện
• Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, giấy tờ hợp lệ, Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá về thủ tục mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ, thì sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Còn nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản trình bày lý do.
Bước 3: Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện Sau khi thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần hoàn tất những thủ tục liên quan như:
• Khắc con dấu pháp danh cho văn phòng đại diện (nếu thấy cần thiết).
• Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
II. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài (thương nhân nước ngoài)
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thương nhân nước ngoài (công ty có trụ sở tại nước ngoài) muốn được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải thỏa mãn đủ 2 điều kiện sau:
• Công ty nước ngoài phải hoạt động không dưới một năm kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh ở nước của thương nhân đó.
• Là thương nhân được pháp luật của nước nơi thương nhân đó thành lập công ty, đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
2. Hồ sơ giấy tờ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Để đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
• Bản sao công chứng hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài đã được xác nhận tại nơi thành lập công ty. Trong trường hợp có xác định thời hạn thì thời hạn đó phải còn ít nhất hiệu lực 1 năm.
• Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính để chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong những năm gần đây.
• Bản sao điều lệ hoạt động của công ty.
• Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.
• Chuẩn bị thêm tờ khai thông tin người nộp hồ sơ và giấy ủy quyền nếu chủ công ty không trực tiếp thực hiện
>>> Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam
3. Trình tự thực hiện thủ tục lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Quy trình các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cũng giống với khi mở VPĐD của công ty Việt Nam. Cụ thể, gồm 3 bước:
Bước 1: Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện
Bước 2: Chờ nhận giấy phép đăng ký văn phòng đại diện sau 3 ngày làm việc
Bước 3: Hoàn tất các thủ tục cần thiết sau khi mở văn phòng đại diện Có thể thành lập văn phòng đại diện ở cả trong và ngoài nước. Một số lưu ý quan trọng khi mở văn phòng đại diện bạn cần biết
IV. Nhưng lưu khi thành lập văn phòng đại diện
1. Về tên, địa chỉ văn phòng đại diện
– Tên của văn phòng đại diện phải là tên của doanh nghiệp kèm theo “văn phòng đại diện’’. Ví dụ:
• Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Hân Hân
• Văn Phòng Đại Diện Công Ty Consolidated Grain Industries
• Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Eurogate Viet Nam
– Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác, cụ thể, không được đặt trụ sở văn phòng đại diện ở chung cư, tập thể.
2. Văn phòng đại diện có cần khắc con dấu không?
Hiện nay, thì văn phòng đại diện có thể tiến hành khắc con dấu pháp nhân nếu thấy cần thiết. Còn không thì không bắt buộc phải khắc con dấu.
3. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Hiện nay, văn phòng đại diện có chức năng chính là liên lạc, giao dịch, tiếp thị, tiến hành hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin, quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh
4. Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?
• Nếu văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, không phát sinh thu nhập thì không cần đăng ký mã số thuế.
• Nhưng trong trường hợp VPĐD có phát sinh thu nhập và có tiến hành hoạt động sản xuất. thì sẽ phát sinh 2 mã số thuế đó là mã thuế môn bài và mã thuế thu nhập cá nhân.
• Đặc biệt, một số trường hợp văn phòng đại diện còn không cần đóng thuế môn bài. Tuy nhiên, theo Nghị định 139/2016/TT-BTC thì nếu xảy ra hoạt động sản xuất kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn phải đóng thuế môn bài là 1.000.000 triệu/năm.
• Nếu văn phòng đại diện cần hạch toán thuế thì phải hạch toán theo công ty mẹ
>>> Lưu ý: Văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa đơn đỏ.
5. Ai có thể đứng tên để mở văn phòng đại diện?
Người có thể đứng tên thành lập văn phòng đại diện cho công ty có thể là:
• Bất cứ cá nhân nào đủ năng lực hành vi dân sự, đủ điều kiện được công ty ủy quyền, cho phép đứng tên làm người đại diện
• Chủ tịch, giám đốc, người quản lý công ty mẹ…
V. Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện của Tư vấn Việt Pháp
– Công ty Tư vấn Việt Pháp sẽ tư vấn miễn phí cho khách hàng toàn bộ thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, công ty trong nước như:
• Tư vấn mọi điều kiện để tmở văn phòng đại diện công ty
• Tư vấn các thủ tục thành lập theo quy định của pháp luật.
• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
• Tư vấn mọi vấn đề pháp lý phát sinh sau khi mở văn phòng đại diện.
• Đại diện khách hàng để thực hiện các thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước.
• Tiến hành theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả hồ sơ đã nộp ngay cho khách hàng.
• Đại diện nhận giấy phép hoạt động cho khách hàng.
• Tiến hành thủ tục xin giấy phép đăng ký mẫu dấu và khắc con dấu cho khách hàng.
• Nhận giấy phép đăng ký mẫu dấu và con dấu cho khách hàng.
• Làm thủ tục đăng ký mã số thuế kinh doanh nếu cần thiết
• Bàn giao giấy đăng ký hoạt động kinh doanh, con dấu và mã số thuế cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền.
HÃY LIÊN HỆ NGAY VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ
